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在香港，秘书公司扮演着重要的角色，负责协助公司遵守法律法规、管理公司文件和记录，并提供公司注册和行政支持等服务。然而，随着业务的发展和变化，有时候客户可能需要更改他们的香港秘书公司。那么，当客户决定更改香港秘书公司时，需要做哪些文件呢？本文将为您详细解答。

首先，客户需要与新的香港秘书公司进行沟通，并确保他们愿意接受您的业务。一旦您确定了新的秘书公司，您需要与他们签订一份秘书服务协议。这份协议将明确双方的权责，包括服务范围、费用、保密条款等。确保协议中包含了您的具体需求和期望，以便新的秘书公司能够为您提供最佳的服务。

接下来，您需要准备一系列文件来完成更改秘书公司的手续。首先是一份董事会决议书，该决议书应由公司董事签署，并载明公司决定更换秘书公司的决定。决议书应包含公司名称、董事签名、决议日期等必要信息，并加盖公司公章。

除了董事会决议书，您还需要准备一份秘书辞职信。这封信应由现任秘书公司的秘书签署，并载明其辞去秘书职务的原因和日期。辞职信应该明确表明您与现任秘书公司的合作已经结束，并请求他们将公司的文件和记录移交给新的秘书公司。

同时，您还需要准备一份新秘书公司的任命信。这封信应由公司董事签署，并载明公司决定任命新的秘书公司的决定和日期。任命信应该明确表明新的秘书公司将负责管理公司文件和记录，并请求他们与现任秘书公司合作，确保平稳过渡。

此外，您还需要更新公司注册处的相关文件。您需要向香港公司注册处提交一份更换秘书公司的通知书，该通知书应包含公司名称、公司注册号码、新秘书公司的详细信息等。注册处将根据您的通知更新公司档案，并将新的秘书公司的信息记录在公司注册证书上。

最后，您还需要确保新的秘书公司能够顺利接手公司的文件和记录。您可以要求现任秘书公司将所有文件和记录移交给新的秘书公司，并确保他们提供一份书面确认。这样可以确保公司的文件和记录得到妥善保管，并避免任何遗漏或纠纷。

总结起来，当客户决定更改香港秘书公司时，需要准备的文件包括秘书服务协议、董事会决议书、秘书辞职信、新秘书公司任命信以及更换秘书公司的通知书。此外，确保新的秘书公司能够顺利接手公司的文件和记录也是非常重要的。通过准备和提交这些文件，您可以顺利更改香港秘书公司，并确保公司的运营不受影响。